電話帳からダイレクトメール(ハガキ)を送る方法

急遽、事務の手伝いをすることになった。

仕事依頼は、「八重山郡民の電話帳から住所と名前を抜き出し、ハガキに印刷をしてほしい。明後日発送ね」というもの。

「なんでもっと早くから準備しておかないの?」と思いつつ、戦略を立てる。

私にふられる前にしていた人の仕事を見ると、スキャンしたデータが1行1行ほぼ、誤字。

これを手作業で直していたら、1週間はかかるだろう。

自分は試行錯誤し、どのように作業するのが最適か見極めるのに10時間くらいかけた。

この試行錯誤はとても大事で、その後の作業時間と精度に大きく差がでる。

そしてスキャンの作業の覚書を書いておく。

Adobe Acrobat は役に立たない。精度が悪すぎる。

EPSONのプリンタに付属していて「読んDE!! ココ」のソフトが良かった。

以前はアンテナハウスのソフトを愛用していたが、有料なのでやめた。

スキャンは600dpiだと精度が落ちるので少し時間がかかり、重いデータとなるが1,200dpiでスキャンする。

少し時間がかかっても精度があがったほうがよほどいい。

スキャン画像は「.bmp」で保存しないとだめ。pdfだとこのソフトは認識しない。

このソフトは、下の赤で囲んだように必要なところだけスキャンできるので「認識」が早く、精度も上がる。

電話帳でたまに大きな名前の人がいるけれども、そういう場合は落ちるのでその人のところだけはスキャンしなかった。

それにしても住所の文字が小さいので精度の悪いこと。

拾い出したデータはEXCELで加工。

17,859桁にもなったので、ここから加工していく。

例:抜き出した文字列がこんなふうにスキャンされたとする。

西里悟・…・・………・……83-0001浜崎町2-3-4

これから名前と住所だけを抜き出すのがホント、面倒。

・「登野城」が「豊野城」などと間違えて認識されるので「置換」を使って一斉に変換。

・「…」「‥」などがあるが、それはを削除するためにSUBSTITUTE関数を使う。

・名前だけ抽出するのに左から最大7文字を抽出。LEFT関数を使う。

・それでも、「西里悟・…・・」などとなるので、SUBSTITUTE関数を使ったりする。数字だけを削除するには

=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(I3,0,””),1,””),2,””),3,””),4,””),5,””),6,””),7,””),8,””),9,””)

・一度数字などの全角を半角にする。

=TRIM(ASC(G3))

・電話番号を削除するには

=RIGHT(M3,LEN(M3)-4)

など。もうわけがわからなくなってきた。

ともかく、この文字列からどうにかして名前と住所を抜き取るのだ!

関数に不可能はないという気持ちで調べで調べまくる!

これを当初は人海戦術でやろうとしていた。

「紙に印刷してみんなで手分けして赤を入れ、あなたが全部パソコンで修正していけばいい」などとほざく。

それでは1週間かかるだろう。しかも間違いだらけ。

心の中でこう叫んだ。

「あんたねぇ、パソコン使えない10人が集まるより、エクセル使える人、1人のほうがよほど戦力なんだよ。今の時代。」

こういう作業はいかにエクセルに働いてもらうか考えないと。エクセルは考える時間がほぼゼロというのがほんと素晴らしい。

しかも正確。グチも言わない。


さて、住所録ができてハガキに印刷するにはどうしたらいいか。

特別なソフトはいらない。

ワードとエクセルがあればできる。

こちらを参考に作業できた。

Word 2013で年賀状/はがきの宛名面を差し込み印刷で作成する方法

ありがたや~

印刷は家庭用プリンタでトロトロやっています。一晩かかるかも。

最初はラベル印刷して、シールをペタペタ貼ろうと思っていたが、その貼る手間がかかる。

とはいっても、家庭用プリンタに1枚ずつ印刷させるのにこんなに時間がかかるとは。失敗したかも。

ハガキには目立たないところに「連番」を打っておいて、わざわざ数えなくても100枚ずつ束ねられるようにした。

最近は夜に急遽インクが必要になっても深夜までいろいろなところで入手できる。

「ドラッグもり 0時」「ドン・キホーテ 2時」「ビッグワン 22時」などが比較的遅い時間まであいているかな。

それにしてもやはり精度の関係で結局郵送できるデータはかなり少なくなった。

しかもどれだけ「宛先不明」で戻っくるか未知数。こわい。

けれども短時間での作業だから仕方ないと思う。手作業でやったらぜったいに送れないって。

これだけの短い時間で印刷までできる人、石垣でほかにいないと思うよ(笑

というわけで仕事の内容は、実は選挙関係でした。

今後も選挙対策のIT担当してしてがんばります。どんな政党も問いません。必要な時にはお問い合わせください。(笑


ちなみに選挙で送るためのハガキってフォーマットがけっこううるさいみたいね。

郵便局から「郵便番号順に並べ替えてください」などと注文もある。もちろんエクセルで郵便番号順に簡単にソートできるからいいけど。

ポストに投函もだめで、100枚ずつ束ね、窓口に書類と一緒に提出しなければならないらしい。


追記

まさかの無料で送れるらしい。
https://www.post.japanpost.jp/service/vote/index.html

 

 

 

 

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